無駄な会議から抜け出し意味のある会議を作る方法

「今日も会議ばっかで全然タスクが進まなかった・・・」「この会議は参加する意味があるのか？」

仕事が終わった時の達成感とは無縁で、毎日こんな感情を抱きながら帰路についている人も多いのではないでしょうか？

この記事を書く筆者自身も”発言をしてくれるからとりあえず会議に出席させとけばいい”的な存在で、とにかく無駄な会議に出席させられまくって、定時後にやっと自分の仕事ができるようになる状況に悩まされていました。

ただ、あなた自身が役職者でなくても、無駄な会議を極力減らし、会議を意味のあるものにすることは可能なので、その方法やそもそもの問題点についてこの記事では言及をしていきます。

無駄な会議の問題点を把握する

無駄な会議には特徴があります。あなた自身が無駄と感じている会議はどれに当てはまるか？そもそも全部当てはまる？なんて照らし合わせながら見ていただければ幸いです。

時間を使い切ることが目的になっている

会議は結論が出せればその時点で終了でいいので、確保した時間いっぱい使い切る必要はないです。

多くの人、多くの会社がスケジュールは30分、1時間区切りで行動をしているでしょう。ただ、毎回結論がでるまでぴったり30分…1時間…とはまずならないでしょうから、毎回のようにこの会議の時間を使い切っているケースは問題しかありません。

報告量の多さが評価される

週次MTGなど、部下→上司に報告をするMTGがどの会社にも存在するでしょう。

この際に、報告量が多いことが仕事をしている証明になる、もしくは報告量が少ないと仕事していないんじゃないか？なんて雰囲気が出てしまう会議であればだいぶ危険です。

仕事は報告量が大事ではなく、数字などの結果の方がよほど重要です。MTGの場までに報告量を多くするための文章作成をしている時間って・・・数字につながる行動ですかね？

決定権者が会議の場に参加をしてない

決定権者が会議に参加していない場合は、そもそも会議をする必要は1ミリたりともないです。大切なので何度も言いますがゼロです。ゼロ。

会議というのは複数人の人が集まる、すなわち1時間の会議でも5人参加してれば会社としては5時間の時間を失っているわけです。

決定権者がいない＝会議で話した内容が無駄になる可能性が高い

ので、どんなに参加者本人たちの納得感が高くても爆弾並みに危険な行為です。役職者がいない部下同士の会議などが代表的な例になります。

部下同士がコミニケーションをとりながら仕事を進めることは重要なので、席で当事者同士が5分話すなど、複数人×1時間など一気に時間が無駄になるMTGはアウトです。

会議が協議の場になってないか？意思決定の場であるべき

上の例にも近いですが、会議が協議の場になっている場合は問題です。

複数人が参加するということはたくさんの時間が無駄になっていますから、多くの会議が意思決定の場であるべきです。

相談、提案、フィードバック、などなどが会議の内容のメインになっているケースは危険と判断しましょう。

補足ですが、相談などは重要ですから相談自体を否定しているわけではなく、会議の主な内容となっている場合が該当します。相談が含まれていても必ず意思決定がなくてはいけないのです。

意味のある会議にする方法

あなたが一般社員であれば議事録担当や、可能であれば進行をする立場に率先してなることからです。（開催する側の立場なら徹底させてください）

意味のある会議にする方法は上記で挙げてきた問題点を解決するのもそうなのですが、そのほかにもあなた自身の行動で意味のあるものに変える方法はたくさんあるので紹介していきます。

1.【会議前】議事録を作る

会議前に議事録を作って参加者に話したい内容を記載させましょう。

その際に、

1. 結論（数字目標があれば売り上げ利益）
2. 結論の要因分析/補足
3. 次回までの行動タスク
4. 相談事項/共有

こういったフォーマットを事前に指定し、上司に確認をした上で参加者に記載をさせてください。

目的は意味のある会議にするために事前に参加者に結論を持ってこさせることです。MTGは相談協議がメインではなく意思決定が目的ですから、参加者自身がまず整理されてないことには始まりません。

逆にこのフォーマットではできない会議に関しては無駄な可能性が高いので、「結論がない会議は全員の仕事の時間を奪ってしまっている可能性がある」という根拠をしっかり述べた上で廃止の提案をするのが正義でしょう。

この時に不平不満ではなく弊害であることを伝えるのみそです。

2.【会議中】タスクと期限、宿題を明確にする

会議を進行する上で、適時タスクと期限を明確に確認していきましょう。

議事録担当であれば、

「メモを残しておくので、タスクはAの企画案を11月1日の17時までに完成させるであってますか？」
「商品Bの商品ページを10月30日の18時に公開するであっていますか？」

と確認しながら議事録に記載をしていくのです。

同じ部署内の会議などが代表例ですが、いつも同じ環境にいるが手前 “言わなくてもわかってるでしょ” なんて、なーなーな部分が多く生まれ、肝心な決定事項が厳かになる傾向があります。

まさに無駄な会議を生み出す要因なので、議事録担当がメモを残すを名目に1つ1つ整理しつつ記載をしていくことで会議中にタスクの実施と期限の約束ができて有意義なものになるのです。

3.【会議後】会議の決定事項を関係者に共有する

2で確認したタスクや期限を関係者全員がいる場所に共有をしましょう。ここへのDMではなく全員がいる場所がベストです。会議で決まった約束事ですから、全員が実施し、全員がどんな約束をしているのかを明確にする目的です。

あとは全員がいる場ですることで、誰にタスクが寄っている、誰が期限が厳しい等もチームないで視覚的にわかるようになります。

MTG中は口頭ベースですから、テキストに落とし込むことで視覚的にわかりやすくなり判断ができます。

あなたが一般社員なのであれば、あくまで議事録担当に過ぎないので、「約束したタスクをやってください！」と出しゃばるのではなく、「共有MTGで出た内容の共有です！」くらいのスタンスでやることで反感を買いづらくなるでしょう。

4.【会議後】タスクの進行状況を確認する

週次のMTGであれば、前の会議からに中日にあたる3営業日目（月曜日会議なら木曜日）に、タスクの進捗状況をアナウンスするようにしましょう。

この時も、あなた一般社員なのであれば、

「タスク終わってますか！？終わってなかったらやってください！」

ではなく、

「次の会議も迫って聞いているので改めて共有です！私も終わってないので着手します！」

なんて、あくまで議事録担当として共有したまで、というスタンスを貫きましょう。自分にとっても振り返る機会になるますのでプラスです。

【役職者】極力人数を絞って実行する

ここからは一般社員にはない権限なので役職者向けになってしまいますが、極力会議の人数をは絞るようにしてください。

この人は関係あるかな〜と微妙なところにいる人は関係ないものだとし、多くても3人4人くらいでやるようにしましょう。さらに “状況把握させるための参加” も基本なくてよいです。

整理された議事録を見た方がよほど要点がまとまって把握ができますから。

人数が多いとたくさんの意見が出てやった感ができるかもしれませんが、たくさんの意見が出ることで意思決定が遅くなるので機会損出です。

会議のやった感ではなく早い意思決定と実施がどこの組織でも求められますから、やった感で満足しないようにしましょう。

そして、人を少なくすることで全員に当事者意識を持たし発言をさせてください。人数が多く発言機会がないからと言って違うことをしている人を1人も作らないでください。

【役職者】制限時間を設ける

あえて1人1人の持ち時間を作るのも効率的に進めるのも1つです。

制限時間を設けることは参加する社員の準備の精度を高める目的があります。制限時間がないとダラダラ話しがちですが、制限時間があると結論を早い段階で出すしかないので、会話がスムーズになります。（結論がない会話は無駄ですから…）

少し極端かもしれませんが、今60分の会議に5人参加しているのなら、1人の持ち時間が10分程度と考えると半分の5分にしてもいいくらいです。

無駄と感じる要素があれば、半分にしたところで内容の質は全く変わらないですから一度チャレンジしてみてください。

実際の管理フォーマット公開

上司にも部下にも無駄な会議を設定されがちだった僕が作った管理フォーマットです。これを作り提出することで上司との無駄な会議がなくなり、部下とも無駄な会議がなくなりました。

ポイントは数字の管理とタスクの約束が明確な部分です。

1. 前週の実績
2. 目標に対する達成率
3. 未達幅or達成幅
4. 未達or達成要因
5. 今週達成させるためのタスク
6. 達成させるために必要な権限（相談）

※週の売り上げ目標100万円（月間400万）のコスメ通販事業を担当しているAさんの場合※

こういった報告を上司に提出し、部下には提出をさせます。

• 【実績】一番大切な部分を一番先に持ってくる
• 【未達要因】振り返りを完結に行う　※過去より次が大切なため簡潔に
• 【今週達成させるためのタスク】未来の行動計画を明確に記載する
• 【達成させるための権限や相談】上司に認めてほしい権限や相談事項を記載する　※達成させるために〜という主語の上で

補足をするとこんなイメージです。

この報告を見れば、結果、要因分析、次の行動、相談や提案が明確ですし、そもそも会議を行う必要すらなくなります。

仮に会議が必要であればこのフォーマット通りに進めると5分もかからず1人1人との対話が完結します。

ここで書いたタスクが足りない、要因分析が明らか間違っている場合は部下に対しては言及をすれば良いですし、上司に指摘されるようなことがあれば、「追加して何をやるべきか！？」と自分の役割を明確にしてもらうべく質問すればよいだけです。

あなたが今どんな立場でもすぐに実践できることなので、会議の問題点を見つけ、会議の事前、実施中、事後の振る舞いを変化させて、意味のある会議をするようにしましょう。

そして、報告フォーマットを使って極力会議をする必要がないところまで明確に過去の事実（結果）を伝え、未来の行動計画まで言及すると更に良いです。

実際に筆者はこれで本当に会議が減り、副次的な効果として不満や愚痴を会議で述べてくるようなスタッフも減ったのも収穫でした。

本日も最後まで読んでいただきありがとうございます！