【記録を残せ】仕事をお願いしたのにやってくれない同僚や部下への向き合い方

「仕事をお願いしたのにやってくれない」「頼んだ仕事を勝手に後回しにされている」

そのせいで上司から見て自分が遅れていると判断されたり、役職者の場合はマネジメントができてないなんて判断されるのは不服ですよね。筆者も多いに頭を抱えた話題です。

ただ、結論から言うと””依頼をした記録を残す””ことでこの悩みは解決に近くなります。

記録といっても、ただログに残すわけではないので、下記では記録を残す形での依頼の仕方や、それでもまだ言ったのにやってくれない場合の解決方法を筆者の実体験を交えつつ記載をしていきます。

仕事を依頼する時にやるべきこと

冒頭でも申した通り、仕事を依頼したという記録を残しましょう。ここでは依頼の記録の残した方を記載していきます。

依頼する場（ツール含む）は上司が確認できるとこですべき

会社によって連絡ツールは異なると思いますが、いかなる場合も自分の直属の上司が確認できる場所（ツール）で仕事の依頼をするようにしましょう。

理由はシンプルで仕事の依頼をしたという明確な証拠を残すことですが、他にもあります。

1. 依頼先リソースがパツパツの時に優先度を上司に判断してもらえる
2. 依頼がオープンになることで依頼先の人の動きも他者へ共有できる
3. 依頼がオープンになることで進捗状況の無駄な確認や共有が必要なくなる

なんてメリットが挙げられます。

特に1番が重要なので補足ですが、仕事を依頼する側としては優先度も緊急度も高いことでも、実は会社や相手からしてみると「本当に高いのだろうか？」と認識のミスマッチが起きがちです。

同僚同士の場合は各々の判断では解決ができないため、必ず上司を通じて優先度を整理してもらう必要があります。ただ、あなたが上司の立場の場合は問答無用で実施をしてもらうようにしてください。

期限とゴールを明確にして頼む

仕事を依頼する時は以下の3つは必ず記載をしてください。

• 明確な依頼事項
• 明確な期限　日付と時間
• 明確なゴール
• 結果の完了の連絡先

実際に筆者の指示の例です。

シンプルですが、依頼〜結果の完了の報告までが明確なので、これをするだけでも「やったやってない」という不毛なやりとりが削減できます。

さらに、依頼を受けた側がタスクに手をつけていて終わっていたとしても、結果の完了報告がなければやってないと注意することができます。

やったやってないというのは自分が評価するものではなく他者評価になるので、「仕事が完了した」を報告して、初めてやったやってないを評価してもらえるものと理解するのが良いです。

これは指示を出す側も意識すべきことですが、あなた自身が依頼をされる側になった時も同様です。

それでも頼んでもやってくれない場合

上司がいるツールで仕事を依頼する、対応や期限を明確にして仕事を依頼する。それを徹底しても頼んでいることをやってくれない方がいる時の対処法です。

依頼の仕方を一度見直す（絶対指示か？）

しつこいですが、大前提として自分の仕事の依頼方法をもう1度見つめ直しましょう。

• 「協力してやってください」
• 「Aというタスクを頑張って対応してください」

など、協力や頑張るなどの、曖昧な指示になっていませんか？

指示をする際に大事なのは、

1. 間違った依頼方法：「10kmを頑張って走ってください」
2. 正しい依頼方法：「10kmを1時間以内で走り切ってください」

1は10kmを走ることが達成できれば”依頼をやった”ことになるので、途中で歩こうが砂防郎が本来1時間程度のところ3時間4時間かかろうが達成になってしまいます。

しっかり1時間以内で走って欲しいと明確な指示を出すことで、お互いが”タスクの完了”の認識が一緒になるのです。

マラソンの例を出しました、自分の依頼方法を再度見つめ直すのです。絶対指示ができていますか？

指示をした先の人に必要な権限やリソースはあるか？

依頼先の方には、あなたが依頼したタスクを実施できる環境は整っていますか？代表的なのは人的なリソースや権限など。

役割と権限というのは常にイコールでなければいけないです。

依頼主が与えた”役割”
依頼を受けた人が持っている”権限”

これがイコールでなければいけないです。

例えばですが、1000万の売り上げを上げる役割を与えているのに、それを達成させるために決済権がこの人になければ役割と権限が一致しているとは言えません。

金額を出した大袈裟な例ですが、あなたが与えた役割を十分に達成させる権限を受け手は持っていますか？依頼をして終わるではなく少なからずリスペクトは必要です。

上長へ弊害として報告をする

やりたくないからとやらない、できるリソースがあるのにやらない。こんな場合は注意を続けてもトラブルの元なので、あなたの上長に弊害として伝えましょう。この時に不満ではなく仕事を進める上での弊害として伝えることが大切です。

不満の例（感情論の共有）

• 「〇〇さんが言ったのにやってくれないから辞めさせたいです。」
• 「〇〇さんがやらないせいで、自分が怒られるのが嫌なんですけどどうすればいいですか？」

弊害の例（進行上の支障の共有）

• 「〇〇さんが依頼を実施してくれなく業務に支障がある。どういった対応をすべきか？」
• 「〇〇さんが依頼を実施してくれないため他メンバーにも悪影響がある。メンバーから外してもよいですか？」

一見同じかもしれませんが、不満は自分の感情が先に来てしまっています。仕事を進める上で感情ベースで話しをしてしまうとゴールがなくなるので、しっかりと事実を伝えて、それによる支障を伝えることが大事です。

ここを理解しないと、ただあなた自身が文句を言っている人に見えてしまうので、この微妙なニュアンスを理解することは非常に大事です。

ルールを厳しくして約束を守る習慣をつける

これは役職や立場が相手より上の立場にある人に限る話しですが、ルールを厳しくして約束を守る習慣をつけさせるようにしましょう。

• リモートワークの際は出社、休憩、退勤の際に必ず連絡をいれさせる
• 毎日業務報告を退勤前に提出させる
• 業務時間中に個人携帯をいじらない

等々です。

この時のポイントは誰でも当たり前にできるルール設定をすることです。

例えば、必ず「月目標100万を達成させる」みたいなルール設定は絶対にダメです。新卒の社員が気をつければ明日からでも実施できることをルールとして設けましょう。

不思議なものですが、こういった細かいルールを守ることが当たり前になっていくと、「上司（先輩）→部下（後輩）の指示を守る」なんてことも、当たり前にできるようになります。

日本では法律を守るのが当たり前かつ厳格で意識せずとも法を侵さないように人は生きているでしょう。でも同じ人間でも他の国に行けばどうでしょう？

法律は存在していても、厳格でないがゆえに犯罪への意識が低い国だって多く存在します。大袈裟な例ですが、これと同じでルールが厳格になっていれば守ることが無意識行動になり、意識せずとも実施できるようになります。

ルールが曖昧な組織なら環境を変える？

ここまで書いてきたことを全部実施してもダメで、会社側のルール設定も曖昧な場合は環境を変えることを考える時なのかもしれません・・・。

あなた自身が高い役職を持ち、会社という単位を動かせる人であれば書いてきたことを徹底してほしいですが、一般社員となると会社の環境をガラッと変えるまでは現実的ではないですよね。

そうなると、自分の成長のためにも環境を変えた方が良いというのが筆者の率直な思いです。以下でも細かく理由を書いていきます。

ルールがゆるい組織ほど不満が多い

求人でよくフラットな環境なんて文言を見る機会が増えましたが、ルールがゆるい組織ほど不満が多いものです。

ルールが明確に決められてなくコミュニケーションで解決をしようとすると、

• コミュニケーションにかける時間が多くなりコア業務の時間が減る
• 一定層から贔屓をしているような見られ方をしがち（あの人は気に入られたから出世したなど）
• ルールを破った人が得をしてしまい、優秀な人が損をする

などの弊害が起きてしまいます。

【実体験】ルールが厳しいと楽？

実際に筆者が勤めている会社でも一時期ルールが非常に厳しくなり、

• 業務予定をカレンダーに記載しない人は顛末書を提出する
• タスクの実行漏れがあれば上司に顛末書を提出する

など世間一般的に見てやりすぎでは？なんてルールが存在しました。

しかし、不思議なことに最初は違和感や反発はあるものの、これが普通になるとみな意識せずともできるようになるものです。

そしてルールが明確にあるので、上記のケースではしっかりとスケジュールを記載して実施しているような人が損をすることがなく組織が安定します。

反対に当たり前のことを当たり前にできないような人が離れやすくなるので、組織のルールを守れない、変化に対して逐一反発を起こすような社員が一層されて非常に動きやすくなりました。

自身でもこの変化は驚くべきもので、ルールは厳しくても明確な方が良いと認識した大きな出来事でした。

※ここでいうルールは新卒が明日からでもできるレベルのことでないとダメ。

【実体験】ルールが曖昧になると・・・

実はこの後に組織体制が変わり今まで適用されていたルールが全て撤廃されました。

すると、

• カレンダーに予定を記載しない人が出てくるが、ルールでないから注意できない
• タスクの実行漏れがあっても口頭注意のみでなーなーになりがち

など明らかに組織として機能しなくなり、売り上げが前年比の半分程度に落ち込むなんてことがありました。数十億規模の会社での前年比半分なので相当な損出です。※全て本当に実話です。

日本がこんなに平和なのは厳格な法律のもとに成り立っているように、会社組織にも厳格なルールが必要で、それを無意識にやるのが当たり前の状態にしないといけないのです。

この記事の議題である、「頼まれた仕事をちゃんとやる」というのはまさに無意識レベルで実施しないといけないことです。

仕事の依頼が機能しないのは自分の責任か環境か？

ここまで仕事をお願いしたのにやってくれない人への対処法をテーマに書いていきましたがいかがだったでしょうか？

1. 自分の依頼の仕方をまずは見直す
2. 依頼をやるという環境が今の会社にあるのか見直す

1番を先にやって、ダメなら2番を考えてほしいというのが結論です。

ただ、大前提として置かれた状況の中で自分がどれだけやるか？がどんな環境にいても重要なので、2つの選択肢のうちの2番は超がつくほどの最終手段と捉えておきましょう。

今日も最後まで読んでいただきありがとうございました！

この記事に書いたことをきっかけに、コア業務に繋がらないような無駄なストレスを1つでも減らせたら筆者冥利に尽きます。