- 社内連絡のチャットツール化、スタンプの登場やリモートワークのよるコミニケーションの制限など時代背景もあり、連絡への価値観が変化してしまっている
- 組織より個の多様性を重んじるあまり、「自分のペース」を大切にする人が増えて組織への帰属意識が薄れ連絡への優先度が下がっている人が多くなりがち
- 30分以内、17時までの連絡は全て返信して退社など、数字を交えて明確なルール作りをするべき
- 明確なルール作りをすることで注意者に対しての反発も起こりづらく、組織の治安が保たれる
「連絡を返さない同僚がいて仕事がしづらい」「上司への即レスは当たり前だったのに違和感」「スタンプだけで反応されて不服」
なんて同僚や後輩社員との連絡への価値観について不満を持っている人も多いのではないでしょうか？筆者も年が10個近くしたの社員から急にスタンプだけ送られてきてびっくりした経験があるので重々わかります笑
結論から言いますと、連絡に関しては30分以内に必ず確認して返信をする。同僚との連絡は先輩後輩関係なく敬語で統一など、明確なルール作りをすることでストレスが減らせます。
今日は、この連絡問題について、悩む人が多くなってしまった時代背景も含めて詳しく説明をしていきます！
連絡の返信に関する価値観の変化
かつての職場では、特に上司からの連絡に対しては即座に返信することが当たり前でした。この「即レス」文化は、階層的な組織構造や限られたコミュニケーションツール、対面コミュニケーションの重視などによって支えられていました。
しかし、テクノロジーの発展により、職場のコミュニケーション環境は大きく変化しました。ビジネスチャットツールの普及、スマートフォンによる常時接続、SNSの影響によるカジュアルなコミュニケーションスタイルの浸透など、様々な要因が従来の「即レス」文化を変容させています。
スタンプやエモティコンと言われるテキストをおこらずともリアクションが取れる機能の登場により、感情表現の簡略化や返信の簡素化が進み、メッセージの軽量化とコミュニケーションの親密化が同時に進行しました。
さらに、COVID-19パンデミックを契機とした在宅勤務の普及も、連絡の価値観に大きな変化をもたらしました。物理的距離の増加、業務時間の柔軟化、私的・公的コミュニケーションの境界の曖昧化、非同期コミュニケーションの増加など、従来の対面を前提としたコミュニケーション様式が根本から覆されつつあります。
連絡を返さない人の心理と問題点
連絡を返さない、あるいは大幅に遅れて返信する人々の背景には、様々な要因が考えられます。個人の生産性を重視するあまり、連絡への対応を後回しにする人もいれば、通知による集中力の低下を避けるために意図的に連絡を遮断する人もいます。
価値観の多様化、個人の多様性を重んじようなんて時代が移り変わっていく中で、時間管理の個人主義化も進み、「自分のペース」を優先する傾向も見られます。
自分のペースの問題点
自分のペースを保つことは全く悪いことではありませんが、周囲を気にしない自分のペースの行動は組織の一員として働く上で問題があります。情報の流れが遮断されることでチームワークが低下し、緊急事態への対応が遅れる可能性があります。また、連絡を返さない行為が繰り返されると、同僚や上司との信頼関係が損なわれ、組織文化にも悪影響を及ぼす恐れがあります。
具体的な事例として
筆者が過去に経験した例で、通販サイトで起こった出来事を紹介しましょう。会社のサーバーがダウンし、ウェブサイトで注文を受け付けられない緊急事態が発生しました。
IT部門は全社員に状況を報告し協力を求めるメッセージを送信しましたが、通知をオフにしていた社員Aがこの事態に気づかず、通常通り商品画像の編集作業を続けていました。
結果として、サーバーがダウンしている間の顧客案内が遅れたり、社内の中でもこの人へ連絡が取れない、対応してくれないことで混乱。普段担当をしてない社員Bが対応せざる得ないなど、ただでさえ緊急事態なのに人の分まで業務が降ってくるなど最悪な状況が起こります。
「Aさんは在宅勤務で寝ていたのだろう。サボっていたのだろう」と推測され、ことが落ちついた後に問題に。
Aさんからしたら通知オフにしていただけと弁解していましたが、事態が大きいゆえに対応に追われた社員はストレスをAさんにぶつけて人間関係事態も最悪なものになりました。
この事例は、個人の作業効率を優先するあまり、組織全体の緊急事態に対応できなかった典型的なケースです。個人の生産性と組織の集団行動のバランスを取ることは、会社に勤める異常は重要性だということを示しています。
適切なバランスを取るための対策
シンプルに徹底したルール化が求められます。
- 30分に1回は必ず連絡を見ること返すこと
- 17時まできた連絡は全て返信して退社をすること
- カレンダーは全て記載し、MTG中や外出中のステータスがわかるようにしておく
- 「了解」など、簡易的に取れるコミュニケーションはスタンプリアクションのみでOK
- 社内の連絡は基本的に敬語を使う
- 緊急連絡ツールを指定し、絶対に通知をオフにしない ※緊急連絡時のみ使用
などなどのルール作りが必要です。
曖昧に「連絡の確認を習慣化しましょう」という指示を出した場合、連絡の習慣化が1時間に1回チェックの人もOKだし2時間に1回の人、午前に1回午後に1回ずつでもOKとなってしまうので、曖昧な言葉を使わず共通の意識を持てる数字をルールに用いることをお勧めします。
注意する人も楽になるメリット
明確なルール化がもたらすメリットとして注意がしやすくなるというメリットがあります。
赤信号なのに信号を渡った人を見て注意するとしましょう。この注意した人に対して「なんで赤信号なのに渡った人を注意したんだ！そのくらいいいだろう！」なんて言ってくる人はまずいないでしょう。
これは赤信号では信号を渡ってはいけないという明確かつ共通の認識が持てるルールが存在するからです。
会社のルールも同じく、明確なルールさえあれば違反者を注意するラインも明確になり周囲の批判も受けません。「このくらいいいじゃん」という曖昧なラインを設けず明確に設けて注意する側も楽になる状態を目指しましょう。
