- 引き継ぎされてない現状に対して”文句を言う”ことだけは絶対にやってはいけない。あなたの印象が悪くなるだけ
- 引き継ぎがされない＝自分で業務フローを作れるのでむしろチャンス。仕事がやりやすくなる可能性すらある
- 業務フローを作り、実際に業務が効率化したら、前任という比較対象がいるので評価が得られやすい
「退職者から引き継ぎがされてない業務があってうざい！」「引き継ぎ資料がなくてお手上げ状態」
こんな不満を抱きながら仕事をしていませんか？筆者もまさに同じ思いをしたことがあり、退職者にLINEをしても返ってこなくて「完全に詰んだ・・・」なんてことがありました笑
ただ、結論を言ってしまうと、”前任者や同僚に対して文句だけは言わないようにしろ！”ということです。
完全に詰んだ状態になった話しを冒頭でした筆者が言うのもなんですが、これに尽きるのです。
その理由や、引き継ぎがされてない方がむしろチャンスなんて話しを実体験も絡めつつ説明をしていきますので、最後までご覧ください！
文句だけは言うな。割り切るのだ。
結論から言えば「退職者は戻ってこない」ため、引き継ぎの不足に文句を言うのはやめましょう。この状況に対する特効薬やテクニックは存在しないので割り切るしかありません。
できることは、退職者に対して文句を言わないことです。なぜなら、それは「できないことへの言い訳」として周囲に映り、単に「うざい」存在になってしまうからです。
例えば、雨の日に天気の悪さについて文句ばかり言っている人がいたらどう思うでしょうか。天気は人の力ではどうすることもできません。退職者の問題も同様です。
割り切れたら上司への情報共有
割り切った上で上司への適切な状況共有をしていきましょう。
引き継ぎ資料の不足により業務が一時的にスムーズに進まない可能性があることを、文句ではなく事業を進める上での弊害という観点で冷静に伝えましょう。できないことに対しての言い訳ではいけません。
「どうしても引き継ぎ資料がなくゼロから実施をするため、最初は時間がかかるかもしれませんが、影響がないように取り組んでいきます」という前向きな姿勢が重要になります。
引き継ぎをしていない人が悪いのは確かかもしれませんが、今の担当はあなたである以上、不平不満をではなくグッと堪えて行動に移せるか否かが重要です。
引き継ぎゼロな状況はチャンス
引き継ぎがされていない状況はむしろチャンスです。なぜなら自分でルールを作れるからです。言葉を崩して言えば、業務を「自分流」にできるというのが分かりやすいメリットでしょう。
業務マニュアルや業務フローの作成、後任への引き継ぎ資料作りといった経験は誰もがするわけではありません。特に業務フローの作成は、創業数年のスタートアップ企業でもない限りできているものでしょう。業務フローの存在は当たり前なのです。
そのため、一般の会社員が完全に作る側に回ることは、役職者や新規事業を任されない限りまずないです。そのため、このような経験ができること自体が他の人にはない良い機会だと認識してください。
ただし、自分のことだけを考えて極端に自分が楽になるようなルールを作ったり、他の人が損をするようなルールを作った場合は周りから反発が起きるでしょう。
しかし、普通に自分がやりやすいようにルールを作る程度であれば反発もなく、自分自身が一番知っている立場としてやりやすい仕組みを作ることができます。
このような立場に回れたことを、むしろメリットとして捉えましょう。
業務効率化できたら需要は爆増
共有マニュアルや引き継ぎ資料を作るのが上手い人には大きな需要があります。前章でも話したように、引き継ぎ資料や業務フロー、マニュアルが作れるようになると目に見える形で成果が表れてきます。
具体的には、以前の担当者より業務が早く完了するようになったり、作業時間が何分短縮されたか、3人でやっていた業務が2人でできるようになったりと効率化の成果が明確になってきます。仕事によっては売上の変化まで見えるものもあるでしょう。
当事者にとっては、引き継ぎがなく仕方なく業務フローを作ったという認識かもしれません。しかし、上司から見るとこれは評価しやすい変化です。
前任者と比べて業務の動きが良くなった、手が回っていなかった業務にも対応できるようになったなど、目に見える改善点が多いのです。以前の担当者と今の自分という明確な比較対象があるため、評価が上がりやすいポイントとなります。
業務効率化は転職時に役立つ
この経験はキャリアアップのための転職時にも活かせます。職務経歴書に記載できる内容として、「マーケティング担当でこういう施策をやって売上を上げました」だけでなく、「業務フローを作って効率化し、こんな効果が出ました」という実績も書けるのです。
これは非常に需要のある経験です。単に「広告を使って売上を上げました」という成果は、広告費ありきだったり、元々会社が儲かっていて100億が101億になった程度では、「その会社のブランド力があれば当然」と評価されがちです。
しかし、業務の課題を見つけ自ら業務フローを作成して効率化し、それによって売上が上がったという経験は、より論理的で説得力のある実績として評価されます。
このような経験ができること自体が非常に貴重で、筆者自身もこの経験が転職面接時に評価をされました。
外注費用を年間360万減らした実体験
筆者の例を見ていきましょう。筆者の経験では、月30万円の外注費を削減できた実績があります。これは記事ライティングの業務に関するもので、当時は「とりあえず外の人にお願い」という形で進めていた業務でした。
前任の人からは「業務委託の人にお願いするだけだから〜」なんて引き継ぎで、実態はイマイチ掴めずという感じでした笑
勤める会社はEC通販事業を展開しており、記事コンテンツをたくさん作って、そこからの流入で商品を購入してもらうビジネスモデルです。そのため質の高い記事作成は必須でした。
しかし、時代の変化とともにAIの技術が向上してきており、「わざわざ外注する必要があるのか？」と疑問を持ちます。このAI技術を活用すれば月30万円かけている業務委託費を削減できると考えました。業務委託による記事でも、誤字脱字のチェックなどで社内で2～3人の目を通すしていましたし、外注費も社内リソースも減らせそうで一石二鳥です。
AIの出力は最大でも80点程度なので残り20%を人が調整します。とはいえ、この20%はゼロから文章を作り上げるわけではなく、AIが土台を作ってくれているので、
- AI特有の不自然な短文を自然な文章にする
- 句読点の位置を微調整する
- 誤字脱字の最終チェック（これもAIがやってくれるから、流し読みでOK）
程度の作業です。
そのため、作業時間もそれほどかかりません。AIの文章は誤字脱字がほとんどないため、チェック作業も3人から1人に削減できました。月30万円は一見小さく感じるかもしれませんが、年間360万円の削減を考えると、
新卒1名の年収相当であり、広告費として使えば大きな金額です。100人規模の会社なら、1人あたり3.6万円のボーナス増額も可能です。
これは筆者の経験の一例ですが、このように業務フローを整備して数字として成果が表れることはやりがいがあるものです。同時に評価にもつながりますから、以外とバカにできないのです。
文句を言わなければ道は開ける
ここまで、「文句だけは言うな！」「むしろ引き継ぎがされてないことはチャンス」なんて話しをしてきましたが、いかがだったでしょうか？
引き継ぎ資料がなかったり、PC作業の場合は初めて見る画面にてんやわんやすると思いますが、以外と文句さえ言わなければ周囲が助けてくれるものです。
特に、上司をはじめ会社に長くいるメンバーが近くにいれば、”退職→後任担当者引き継ぎされてなくあたふた”なんてことは日常茶飯事みたいなものですから、日頃の態度がよほど悪くもない限り協力をしてくれるでしょう。
そもそも引き継ぎ自体がそんなものです。もっと言うとやらないと売り上げががくーんと下がったり影響が大きいものほど優先的に引き継がれると思うので、引き継がれてない業務というのは影響が少ないことの方が多いはずです。
目の前に来たら大きな壁に見えるかもしれませんが、会社からしたら社員の小さな悩みの1つに過ぎないでしょう。
だからこそ、1人で抱え込まず、文句を言わず、上司に確認をとりつつも周囲を頼ればいいのです。
この記事を見た1人でも多くの方の、前任者へ向けた怒りだったり、引き継ぎされてない業務ばかりのストレスが少しでも減れば筆者冥利に尽きます。
最後まで読んでいただきありがとうございました！
