- 1on1の話題は上司ではなく、部下である自分から持っていく
- 1on1は上司が自分に求める役割や動き方を確認する場所
- 雑談で距離を縮めたり、キャリアの相談で時間を使うことは基本しない方がよい
- 1on1は自分の評価や信頼を得るためのチャンスの場として捉えるべき
「上司との1on１で話題がなくて困っている」「いつも対して盛り上がらずに終わってしまう」
こんな悩みを持ちながら1on1に臨んでいませんか？年齢が離れていたり共通の趣味もなければ話す内容なんてなかなか見つからないものですよね。上司と部下と言えど他人ですから重々その気持ちはわかります。
ただ、結論から言えば、1on1では自分が話題を作り、その中でも特に役割の確認をすることが重要になります。
雑談や盛り上げようと悩むのではなく、役割の確認ベースで話しを作っていけば良いのです。
今日は、筆者が実際に一般社員時代に使い、上司の立場になった際に部下に使ってもらった1on1のフォーマットや、出すべきでない話題について書いていきます。
ただ話しを繋ぐだけのフォーマットではなく、上司の信頼や評価を得るためのフォーマットになるますので必見です！
1on1の話題作りは自分（部下側）から持っていく
「上司が盛り上げてくれない」「上司が自分に興味を持ってくれない」「上司が話題を引き出してくれない」という声をよく耳にしますが、ここで認識すべき重要な点があります。
基本的に、ミーティングというのは部下側から話題を提供するべきものです。特に1on1においては、部下主導で進行していくことが大前提となります。
ミーティングの本質的な目的は、部下からの報告や情報共有、「目標達成のためにこんなことをやっていいですか？」といった権限の要求のためにあると考えてください。
もちろん上司が主催をして、方針を示したり、会社のルールを決めたり、ブレストでアイデアを出し合ったりする場面もありますから、上司が積極的に関与するミーティングも悪いことではありません。
しかし、1on1に関しては基本的には部下側から話を持ち出し、主体的に話を進めていくべきものだということを大前提として認識をしておきましょう。
1on1で話すことリスト
1on1で話すことは主に5つ（6つ）です。このフォーマットに沿って話す内容を用意して臨みましょう。
- 役割の確認をする
- 前回のフィードバックを持っていく
- 最近の業務状況の共有をする
- 課題やリソース不足の業務を質問する（協力姿勢を示す）
- 目標を達成させるための権限要求をする
- 【最初だけ】報告フォーマットに問題がないか聞く
下記で詳しく説明をしていきます。
役割の確認をする
1on1で話すべき重要な話題の一つ目は「役割の確認」です。これは自分の動きが上司の求めるものに合っているかどうかを確認することです。
会社で働いていて最も良くない状況は、上司の評価と自己評価が一致していない状態です。「自分は頑張っているのに上司は評価してくれない」「自分は頑張っているのにそれが伝わっていない」といった感情が生まれることがあります。しかし、自分が頑張っていることが、そもそも会社から求められていないことであれば問題です。
自分ベースで物事を判断して動いてしまうと誰も得をしません。上司が求めていないことを頑張っていれば、「なぜこの人は言ったことをやってくれないのだろう」「なぜみんなと違う動きをしてしまうのだろう」と不信感を抱かれるでしょう。一方であなた自身も「頑張っているのに評価してくれない」「これだけやっているのに不公平だ」といった感情が湧いてくるでしょう。
だからこそ、自分の役割を確認し、上司が何を求めているのかを確認することが非常に重要になります。その求められる役割に対して数字で出せる指標があれば、それは絶対に出した方が良いでしょう。
例えば、広告/営業業務であれば、CPA（顧客獲得単価）について「何円くらいで取りたいですか？」「今は5000円ですが、Aを改善すれば4500円にはなると思うので目標にしてよいですか？」といった具体的な話ができるとよいでしょう。
もちろん、「部下の育成」のような抽象的な役割を求められることもあります。しかし、それも「ただ面倒を見ればいいのか」「相談相手になればいいのか」といった曖昧さがあります。そのため、より具体的に突き詰めて、「週1回の1on1を設けるべきか」「実務ベースでどういった指標を見るべきか」といったことを話し合い、自分の役割を明確にできるとよいでしょう。
前回のフィードバックを持っていく
あえて2番目に置きましたが、これは1つ目の役割の確認と密接に関連しています。前回のミーティングで求められた役割が与えられていると考えられるからです。
例えば月次のミーティングであれば、「前回の1on1の時に求められた役割はちゃんと全うできていますか？」「このようなことを意識して取り組みましたが、何か相違はないですか？」といったフィードバックを行う時間を設けることが大切です。
そのため、基本的にはすべてのミーティングにおいて議事録をしっかり残すことが重要です。ただ単に議事録を書くだけでなく、具体的なタスクに落とし込むことが必要です。
抽象的な内容ではタスクに落とし込みにくいので、具体的にして「次のミーティングまでにこのような状態にします」と明確にしておくことが大事です。そうすればフィードバックがしやすい状況が作れます。
したがって、「最近の業務状況」の前に「前回のフィードバック」について必ず触れるようにしましょう。
最近の業務状況の共有をする
役割の確認とフィードバックをもらえば、大体の話はまとまると思いますが、「実はこういうことを最近やりました」「求められている役割の延長としてこういうことに手をつけました」「このようなツールを使えるようになりました」など、自分の成長や業務状況について伝えられるとよいでしょう。
そうした中で「これは横展開できるものはないですか？」「これは他に誰かに教えた方がいいですか？」「これを使って何かできないですか？」といった形で、単なる業務報告ではなく、上司に寄り添う姿勢で業務状況を共有しましょう。
課題やリソース不足の業務を質問する（協力姿勢を示す）
これは裏を返せば「何かあれば協力します」という姿勢を示すことになります。
上司も人間ですから、必ずどこかに悩みや課題を感じていることがあるものです。そういったときに部下側から「何かあれば手伝いますよ」と一言声をかけてもらうだけでも非常にありがたく頼みやすい存在になれるのです。
基本的に評価は数字で行われますし、昇給もシビアな世界ですが、やはり人間が行うことなので少なからず感情というものは入るものです。どれだけ仕組み化されている会社でも、最終的には人間の判断になります。
例えば、数値的な評価が同等の2人がいて枠が1つしかなかった場合、平等なくじ引きではなく、人柄などで選ばれることでしょう。だからこそ、「何かあれば手伝いますよ」といった協力姿勢を常に見せることで、あなたの評価も上がりやすくなり、仕事に困ることも少なくなります。
仕事が増えるという点だけを見ると、「忙しくなるのは嫌だな」「なぜ自分ばかり」といった感情が先行しがちです。
逆に該当する暇は一見良さそうに思えますが、そもそも暇だと昇給や出世するチャンスも少なくなります。また、仮に転職するとなっても、暇だということは会社での実績が職務経歴書に書けないため、意外と苦労することになります。
一見良く見える「暇な状態」も、実はその人にとってそれほどポジティブなものでもないのです。そう考えると、多少忙しくても頼まれやすい存在になった方が、新たなキャリアや会社内での立ち位置を考えたときにプラスに働くことの方が大きいでしょう。
したがって、「何か人が足りなかったら手伝いますよ」という言い方も悪くはないですが、「リソース不足を感じている業務はありますか」「課題に感じられる業務があれば、私にアサインしていただいても大丈夫なので、ぜひ協力させてください」
というように丁寧に伝えることで、協力する姿勢を示せますし、頼まれやすい存在になるでしょう。この話題を1on1で出すようにしましょう。
目標を達成させるための権限要求をする
権限要求とは単に「これをやりたい」というだけではなく、あくまでも目標に紐づいていることが大前提です。自分に与えられた目標を達成するために「こんなことはできないですか」と具体的に提案することが重要です。
多くの人が、「予算がないからできない」「人が足りないからできない」と言った、〇〇がないから〜を言い訳として挙げられます。こうした言い訳になる要素を潰すために、権限を要求して目標を達成できるようにしていくという考え方です。
例えば、ある程度数字が出ているのであれば、1ヶ月の目標が100万円だとして、1ヶ月の半分が終わった時点でまだ30万円しか達成できていない場合、あと70万円を売り上げて目標達成するためには「こういうこともやっていく必要があるので、これに予算を使ってもいいですか」といった形で提案できます。
逆に目標が100万円なのに、半月が終わった時点で10万円や20万円しか達成できておらず、達成が難しそうな場合も考えられます。もちろん目標を下げてくださいというのは厳しい話ですが、「目標が遠すぎて施策の現実性がなくなってきた」ことを伝えた上で、「前半は10万円でしたが、後半は30万円稼ぐためにどういう施策でもいいですか」と相談することも可能です。
確かに合計40万円で目標の100万円には届かない未達成になりますが、このままでは最悪の状態で終わりそうなので、「後半は30万円という目標を立てて、必ずこれを達成するためにこういう動きをしていきます。これで大丈夫でしょうか？」といった形で権限要求をしていきましょう。
権限要求するとき、単に「自分がやりたいこと」や「人が足りない」といったことを言いがちですが、あくまで自分の目標達成のために必要なことを言うべきです。もちろん人を雇って達成できるのであれば「人を雇ってください」ということも良いでしょう。
人を新たに入れてくださいは愚問
しかし、人を1人雇うと、日本の平均年収などを加味すると約500万円ほどかかります。会社側の負担は1.3倍から1.5倍ほどになるので、500万円の人を採用すると年間で約750万円の負担が会社に増えることになります。
そう考えると、自分がやっている業務の売上や利益、かかっている経費などを全て考慮し、「年収500万円の人が入ってきたときに、どれだけのパフォーマンスが出るのか」「さらに売上が上がるのか」といった細かいところまで考えて権限要求をする必要があります。
現実的には、ここまで具体的に権限要求するのは難しいかもしれませんが、単に「人が足りない」といった漠然とした要求ではなく、数字に基づいて「これを達成するために、こういったタスクをしてもいいですか」「するべきだと思うのですが許可をください」というような形で権限要求をするべきでしょう。
1on1で話すべきでないこと
次は1on1で話すべきでないこと2つです。
- 雑談をダラダラ話す
- キャリアの相談（転職の意志を伝えるならOK）
以外かもしれませんが、以下でその理由を詳しく説明していきます。
雑談をダラダラ話す
多くのメディアでは「雑談をして距離を近くしましょう」「上司が部下に対して雑談をしてモチベーションを高めてあげましょう」「上司との距離を縮めましょう」といった助言がよく見られます。
もちろん、雑談そのものが悪いわけではありません。上司と一対一になる時間ですから少し雑談になることもあるでしょう。ただし、「雑談すること」を目的にしてはいけません。
雑談をすると、一見すると関係性が良くなっているように感じがちです。しかし、せっかくの1on1という貴重な機会に、先に述べたような「自分の役割の確認」や「やるべきことの確認」といった重要な話題が楽しい雑談に流されてしまいがちです。
1on1は貴重な一対一で話せるチャンスであり、仕事に対してどうすれば評価してもらえるのかを確認する場でもあります。評価されるということは成長しているということですから、1on1は成長のチャンスでもあるのです。
そのような成長の機会である1on1で、いかに雑談の話題を持ち込もうとしたり、雑談に時間を使おうとしたりすると貴重な時間が失われてしまいます。
雑談にモチベーションを置いたり雑談の話題を作ることに注力したりすることは、シンプルに成長のチャンスを失うことになりますから、1on1を雑談の場にしないように心がけてください。
キャリアの相談（転職の意志を伝えるならOK）
キャリアの相談をした方が良いという意見もよく聞かれますが、これについては注意が必要です。転職する意向があるとか、転職が決まったといった「報告ベース」であれば問題ありません。実際、転職の意向を早めに会社に伝えることは、引き継ぎなどの観点からも非常に良いことです。
しかし、ただ単にキャリアの悩みや「今後どうすればいいですか」といった漠然とした相談をメインに1on1を行うべきではありません。
これが権限要求や自分の会社での役割の確認といった内容であれば問題ないのですが、「転職しようか悩んでいます」「今後のキャリアをどうすればいいですか」といった話題は、現在勤めている会社にとってあまりプラスにならないことが多いのです。
上司からすれば「この人は辞めそうだな」「会社のことをあまり良く思っていないのだな」といった印象を与えてしまう可能性があります。そうなると評価もしづらくなってしまいます。
わざわざやる気がない人や会社に対してモチベーションが低い人に対して、良い評価をしたり、昇給させようという気持ちは持ちにくいものです。
それよりも「何をやるべきですか」「どう動くべきですか」「リソース不足を感じている業務があれば手伝いますよ」といった姿勢を見せる人の方が評価は上がりやすいでしょう。
ネガティブなキャリアや転職の相談はある程度固まっている意思の報告ベースであれば問題ありませんが、上司に対してガツガツと相談するのは避けるべきです。
キャリアのことはプロに相談すべき
もし自分自身のキャリアに悩んでいて転職を考えているのであれば、上司に相談するのではなくキャリアのプロに相談すべきです。上司に相談すると、どうしても利害関係が生まれてしまいます。部下が一人いなくなれば、業務に空きが出たり、新たに人を採用しなければならなくなったりするからです。
そのため、利害関係のない転職エージェントやキャリアカウンセラーに相談するのが最適です。基本、当サイトで紹介する転職エージェントは全て無料で利用できます。
彼らの仕事は転職を支援することであり、何千人、何万人という転職希望者を扱った経験があります。
「こういう悩みがあります」「そろそろ3年目なので転職を考えています」といったことをざっくばらんに相談できますし、「こういう企業はどうですか」といった具体的な提案もしてくれます。
有名な転職エージェントとしては、リクルート、マイナビ、パソナ、など、様々な選択肢がありますから、もし合わないと感じたら別のエージェントに行けばいいですし、「担当者を変えてください」と言えば対応してくれます。
リクルートなどの最大手であれば、何百人もの担当者がいるので変更も可能です。こういった形で、キャリアや転職に関する悩みがあれば、利害関係がない会社外の人に相談をすると良いでしょう。
1on1をチャンスの場に変えよう
1on1で話すべきフォーマットや、逆の話すべきではないことについて書いていきましたがいかがだったでしょうか？
ここで紹介しているのは、あくまで筆者自身が上司に対して行っていたことや、上司の立場になったときに部下に求めていたことで、スムーズに1on1が進んだという経験に基づいています。
基本は問題ないですが、会社ごとに求められることは違って当たり前なので、「もっと必要な情報があれば出しますし、逆に必要でないものがあれば省きますのでご教示ください！」と上司に確認し、寄り添う姿勢を示すことが重要です。
この記事を読んでくれた1人でも多くの方が1on1での話題作りに悩まず、むしろ評価を獲得できる場にできることを心より祈り結びとさせていただきます。
最後まで読んでいただきありがとうございました！