【職場の人が多すぎる問題】解決法は直属の上司であり評価者1人のために働くことにあり

「職場の人が多すぎる」「仕事が分散しすぎている」「縦割りが強すぎて動きづらい」

なんて不満を抱きながら仕事をしていませんか？人が多いと何をやるにも関係者が多くて、せっかく頑張っても進みも遅いし、いろんな意見があって悩むし弊害が多いですよね…。

筆者も100人以下と大きな会社ではないのですが、何をするにも関係者が多過ぎて「人が多い！」なんて感じストレスに感じたことがありました。

結論から言ってしまうと、直属の上司を確認し、その人の評価のみを気にすれば、少なからず自分の業務においては”人が多い問題”は解決できると筆者は考えています。

今日は、この人が多くて仕事しづらい問題を解決してきた筆者だからこそ言える解決策や根本原因を、実体験を交えつつ記事にしていきます。

人が多くても効率的に機能する組織の特徴

問題の本質：「大企業病」の症状

多くの場合、人員の多さそのものが問題なのではありません。むしろ、複雑すぎる承認フロー、過度な分業制、個人の裁量権限の狭さ、業務範囲の限定といった要因が効率を低下させている可能性が高いのです。これらの特徴は、いわゆる「大企業病」の典型的な症状です。人員が多いからこそ起こりやすい問題ではありますが、根本原因はむしろ組織構造や業務プロセスにあると言えるでしょう。

効率的な組織の特徴

人員が多くても効率的に機能している組織には、明確な責任と権限の分配、シンプルな承認プロセス、柔軟な業務分担、効果的なコミュニケーション体制といった特徴があります。これらの特徴を持つ組織では、人員が多くても迅速な意思決定と効率的な業務遂行が可能となります。

人が多すぎて仕事が進まない事例

人が多いことで外野の意見が多くなり、仕事が進まないケースは多々あります。

人の好みが分かれる業務の弊害

例えば、デザイン業務では特にこの問題が顕著です。デザインは数学のように明確な答えがある分野ではなく、完成時点で数値化できないためしばしば好みの問題になってしまい修正が何度も発生するケースがあります。

本来、デザインする人自身に権限があれば、作成後すぐにアウトプットできるはずです。少なくとも1人の確認だけで通るのであれば作業の進みは早いはずです。

しかし、人の多い企業では意見する人々の権限と責任が分散し、個々の責任が軽くなるがゆえに意見を言いやすくなってしまいます。その結果、些細な点を指摘することが仕事になってしまうケースが多々見られます。

何も言わないと仕事をしていないように見えるため善意で行動しているのでしょうが、組織のスピードという観点では単なる弊害にすぎません。

責任のない人が意見することで末端の社員の工数だけが増え、仕事が終わらないというケースに発展することもあります。

個のスキル不足ではない

これは管理職からすれば社員の力不足に見えるかもしれませんが、事実として、これは管理職のマネジメント不足だと筆者は考えます。たとえ多くの人が意見するとしても、社員にとっての評価者は1人であるべきです。

例えば、Aさんが提出したデザインに対して、OKかNGかを判断できるのは1人だけであるべきです。

Aさんはこの評価者の承認を得るためだけに努力すればよいのです。他の人の意見は参考程度に留め、最終的な判断は一人の評価者に委ねることが理想的です。

もちろん、他の人の意見も重要な場合があるので完全に意見をNGにする必要はありません。

筆者の実体験

実際に筆者の会社でも、上記で述べたような問題が多々発生しました。元々は上司と部下の関係がはっきりと組織図に示されており、Aさんの上司はBさん、Cさんの上司はDさんというように、明確な上下関係が存在していました。

しかし、「組織をフラットにし、その分動きやすくなります」「これからは縦割りもないので、手を挙げれば今まで関われなかった業務にも関われます」といった方針のもと、経営体制が変更されました。

この変更により、「何を基準に動いたらいいかわからない」という一般社員の混乱が生じました。それまでは直属の上司の承認さえあれば、ある意味何でもできました。

評価基準が1人だけだったので、その人から求められる仕事をこなせばよく、その人に評価してもらえばOKでした。

しかし、組織がフラット化したことで誰の基準で何をすべきかがわからなくなり、なんとなく役割は決まっているものの、他の人に協力すべきかどうか、どの程度まで関与すべきかといった点が不明確になってしまったことで冒頭で話した大企業病のような問題が次々起きます。

直属の上司さえわかれば遅いは解消できる

大企業病は病名なだけで小さい会社でも起こります。これは人というより組織の病気で、1人の力では直しにくいので、環境を変えるのが1番です。ただし、せっかく入った会社なのですぐに転職を勧めるような無責任なことは言いません。

まずあなたがやるべきことは、”あなたにとっての直属の上司であり評価者は誰か？”を一番近しい上司に聞きに行くことです。

その際、文句ではなく仕事を進める際の弊害として「現状、誰の意見を取り入れればいいかわからなく、全ての業務に迷いが生じてしまって、時間がかかってしまっている」ということを伝えましょう。

「だから私は納期に間に合わないんです！」は不満になってしまうので、「できるだけいいものを納期に間に合わせたいので、評価者を定めて質もスピードもあげていきたい」と、ちゃんと不満ではなく前向きに弊害があるから解消してほしいということを伝えましょう。

上司だってやる気がある人に強く当たることはまずないので、基本は受け入れて答えてくれるはずです。

評価者を決めてもらえない場合

ただし、もし「そんなことは気にせず働いてくれ。俺だって大変なんだよ」のような、全く弊害に対しての解決策がない場合に限っては、いよいよ環境を変えることを意識することを選択肢に入れるべきでしょう。

こればかりはあなたが悪いのではなく、純粋にミスマッチです。人によっては責任が分散されていることで責任が軽くて働きやすい、なんて人もいる（実際は責任が少なく口出しできることは居心地は良くなりがち）ので、あなたのような誠実な人ほど働きづらいのはシンプルにミスマッチです。

その誠実さは武器でしかないので、次の活躍できる先を見つけるべきです。

人が多すぎるは人員削減では解決できない

残念なことに「職場の人が多すぎる」という問題は、単に人員を削減すれば解決するものではないと考えます。

例えば1000人の組織を100人程度にするほどインパクトのあるものであれば否が応でも解決するかもしれませんが、1人2人減った時点で大企業病や社風は変わりませんから厳しいものです。

なのでまず自分自身の行動によって、「人が多くて動きづらい状況をどう変えればいいのか？」この部分にフォーカスを置いて動いていきましょう。

この記事を見た1人でも多くの方が、人が多すぎる！と感じつつも、仕事を進める上での弊害を1つでも減らすことができれば筆者冥利に尽きます。

最後まで読んでいただきありがとうございました。