【効率が悪い人へ】あなたの努力が報われない2つの理由。マルチタスクと完璧主義を今すぐ辞めろ

こんにちは。32歳で大手ベンチャーの役職者として働いている者です。日々多くの部下と接し、自分自身も試行錯誤を重ねながら効率的な働き方を模索してきました。今回は、効率が悪くて困っている方に向けて、私の経験から見えてきた「効率が悪い人の2つの特徴」とその改善方法をお伝えします。

効率が悪い人の特徴その1：優先順位の付け方が分からず並行処理の危険性に陥る

効率が悪い人の最大の特徴は、優先順位を決められずに「なんでもかんでも並行して進めようとする」ことです。これにより、あれも終わってないこれも終わってない状態に陥り、自己肯定感も下がりがちになります。

マルチタスクによる生産性向上は幻想！科学的データが示す真実

実は、ミシガン大学の心理学教授らの研究によると、マルチタスクをする人たちは、タスクをひとつずつこなすグループよりも、40パーセントも生産性が低いという驚くべき結果が出ています。さらに、マルチタスクに向いている人は2％しか存在せず、98％はマルチタスクによって生産性が低下するとも言われています。

ハーバード大学の研究によると、「あたふたとせわしなく働いている社員たちは1日に500回も注意を向けるタスクを変えるが、もっとも能率の高い社員たちは注意を向けるタスクを変える回数が少ない」ことが明らかになっています。つまり、効率化を求めてマルチタスクに走ることは、実は逆効果なのです。

タスク管理の基本：物事は1つずつ終わらせるしかない

考えてみてください。家事を例に挙げると、皿を洗いながら洗濯物は畳めないでしょうし、夕飯を作るのに炒め物をしながら掃除機なんてかけられません。これは当たり前のことですよね。

ところが、仕事となると同じデスクで全てのタスクをこなそうとするものだから、なんとなく並行してやりがちになってしまいます。それがゆえに片付かない。1つ1つ終わらせることで、仕事のメリハリがつき、まず何が終わってなくて何が終わっているかの判断もつきやすくなります。結果として、何をやるべきか？で悩むことがなくなるのです。

負の無限ループから抜け出すために

効率が悪いという人に限って、何をやるべきなのかが明確になっておらず、効率が悪く色々終わらせたいのに、終わらない。それなのにやるべきことがわからないで、やるべきこと以外の時間を費やしているから終わらないという負の無限ループに陥りがちです。

だからこそ、とにかく1つ1つ終わらせるしかありません。それによって、1つのタスクを片付ける、1つのタスクを片付けるという、対自分との戦いにおいて「勝ち」が積み重なって、自分自身にも自信を持てるようになります。

小さな勝利の積み重ねが勝ち癖を作る

勝つというとライバルとの勝負に勝ったり、売り上げを達成するKPIを達成したとか考えがちですが、もっともっと手前に置くといいでしょう。とにかく今日やると決めたことを1つ1つ終わらせる。小さい勝利かもしれませんが、小さいタスクでもいいから1勝と捉え、帰る時には5勝0敗くらいの勝ち先行で帰るのが重要です。

そして明日も小さいタスクを消化して勝つこと。この繰り返しでしかありません。この「勝ち癖」こそが、効率的な仕事を支える基盤となるのです。

効率が悪い人の特徴その2：完璧主義とこだわりが生み出す非効率化の罠

2つ目の特徴は、シンプルにこだわりすぎ、自我を出し過ぎて自分で自分の首を苦しめているパターンです。これは一見、責任感や向上心の表れのように思えますが、実は生産性向上を阻害する大きな要因となります。

会社員の仕事に独立レベルのスキルは求められていない

あえて、この書き方をしますが、会社員の仕事に独立してもこの道一筋で食っていけるようなスキルは求められていないことがほとんどです。そして上司の一声や好みで、全てが無駄になることが多々あります。

こう考えた時に、自我を出した時点で非効率化は確定しています。自我ではなく、上司が求めることを全うすることを仕事にするべきです。自分がやりたい、自分好みにするから遠回りになるだけ。スキルの向上をするのは大歓迎ですが、努力すべきは上司の求めることを全うすることに変えることで非効率化は防げて効率が良く仕事ができるようになります。

120点の資料は時として非効率

また、指摘されないと気づかないものですが、上と同じようなことで求められてないのに120点で提出するようなケースも非効率化しがちなパターンです。

とにかく納期までに出してほしい、稟議はこれからだから、協議の際にある程度結論や方向性がわかればいいくらいのテンションなのに、120点満点ですでに物事が進むことが決定しているかのような資料を作るなど。気持ちは大切だし、すごくいい心がけなのですが、物事には余白が大事なケースもあります。

「結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）」が含まれていたらOKくらいのテンションでタスクをこなすとよいでしょう。

何度も言いますが決して手を抜くわけではないので注意してください。そして結論である自分の意見は絶対に入れるべきです。

私自身の失敗体験から学んだこと

筆者も元々というか、今も、クリエイター気質な部分があり我が出がちなことが多々あります。昔より落ち着きましたが。

でも我を出しすぎるあまり、自分が疲れるな…と気づいたことがあり、そこから変わりました。

120点の資料がダメ出しされた衝撃

具体例を出すと、自分が120点で誰も何も言えないと思った資料に対して、むちゃくちゃダメ出しとか、こうやった方がいい的なアドバイスを上司にもらった時がありました。

正直、自分の方が提出した資料の分野は圧倒的に詳しい自信があったし、実績もあったから、かなり動揺したし受け入れることができませんでした。その場では特に何もありませんが、胸のうちは反発の心がすごかった。お前に何がわかるんだと。その日1日中怒りの気持ちでいっぱいになりました。

会社にはルールがある

ただ、会社にはルールがあったり社風があったり、承認を得るためのフローがあったりまとめ方があります。これは承認を出す人の好みのフォーマットやフローがあるから、どんなにその資料がすごかったとしても、このルールだったり承認を出す人のニーズに応えられてない時点で、それは50点にも満たないことがわかりました。

逆に言えばニーズさえ満たせてしまえば、120点の資料ほど力を使わなくても、フォーマット通り埋めるだけだから、時間も半分以下で資料ができてスッと通った経験があります。あ、結局上司の求める役割を全うすることが重要なんだ。と気づいた瞬間でした。そして、それが繰り返されて昇進も果たせました。

上司の立場から見えること

自分が上司の立場になって思うのですが、どんなにすごいやつでもある程度決まったフォーマットやルールにそって意見してくれないことには、そもそも見切れない現状があります。これは部下の人数だったり業種によるのかもしれませんが、みんなが好き勝手、30枚とか50枚にも及ぶ資料を作って持ってきたり、好き勝手言ってきたら、収集がつかなくなります。

だからこそルールや、上司側のニーズを部下が汲み取って全うしてくれることが大切になるのです。

データに基づく効率的な仕事術の本質

効率が悪い人の2つの特徴をまとめると：

1. 優先順位の付け方が分からず並行処理の危険性に陥る
   • 解決策：1つ1つのタスクを確実に終わらせる
   • 小さな勝利を積み重ねて勝ち癖をつける
   • ミシガン大学の研究では、マルチタスクで40%の生産性低下が実証済み
2. 完璧主義とこだわりが生み出す非効率化の罠
   • 解決策：上司の求めることを全うすることを仕事にする
   • 会社のルールとフォーマットを理解して従う
   • 98%の人はマルチタスクで効率化できない

効率化や生産性向上とは、決して手を抜くことではありません。むしろ、限られた時間の中で最大の成果を出すための戦略的な取り組みです。自分の能力を最大限に発揮しながらも、組織の一員として求められる役割を理解し、それに応えていく。このバランスこそが、真の効率性を生み出すのです。

明日からでも実践できる内容ばかりです。まずは今日のタスクを1つ1つ確実に終わらせることから始めてみてください。きっと仕事に対する取り組み方が変わり、効率的に成果を出せるようになるはずです。

この記事を読んだ1人でも多くの方が、効率的な働き方を身につけ、仕事における悩みが1つでも減れば筆者冥利に尽きます。最後まで見ていただき、ありがとうございました！