- 上司へ質問へ行く前に、伺って大丈夫な時間を伺っておくのがベスト
- あくまで、上司は相談役でもメンターでもないので、質問の際は自分の意見や結論をちゃんと持っていくことが重要
- 手が空いている時間があれば、そのことも正直に相談して仕事を得よう。かゆいところに手が届く存在は評価されやすい
- 許可が必要だが、空いている時間をYoutubeでの動画学習など学びの時間にするのも良い
「手が空いている時間があるけど何をしたらいいかわからない」「上司が忙しそうで何をやるべきか聞きづらいい」
こんな悩みを抱えながら仕事をしていませんか？忙しそうで声をかけにくいと感じていることは、ちゃんと気遣いがある証拠でもあるので、必要以上に思い悩むことでもありません！
ただし、その時間を使って、上司が手をつけてこれなかった業務を引き取って対応するができたり、場合によっては勉強の時間に当てられるのも事実ですから、成長の機会損出になってしまっているのも事実としてあります。
今日は、そんなあなたに向けて、忙しいそうな上司の時間の確保の仕方や、直接話す際にどういった内容を持っていくべきなのか？という点を、実際に勤める会社で幹部職をやってる上司側の視点（筆者視点）から詳しく解説していきます。
声をかける前に連絡を入れるのがベスト
声をかけたいタイミングがあれば、「ちょっと10分後いいですか？」「今日大丈夫なお時間ありますか？」と相手への気遣いを示しつつ時間をとってもらうのがベストです。
こちらとしても急に話しかけるよりハードルは下がりますし、上司に話しかけたらすごく嫌な顔をされた（忙しくて）…なんてトラウマ級の体験を未然に防げます。（筆者の経験上も、ちょうど上司が社長に怒れた後で、全く悪い報告ではなかったのに、反応が薄い上にムッとされたことがありました笑）
この予約を取る際に、さらに気を遣うべきポイントについていくつか紹介をしていきます。
相手のスケジュールも同時に確認をしておく
その際にやるべきことは相手のスケジュールをまず確認するというところです。例えば「ちょっとこの後いいですか」って言っても、この後ミーティング入ってたらなかなか難しいでしょう。あと、何分ぐらい必要かというのも提示しておいた方がいいです。
例えば3分ぐらいなら時間取れるけど、10分以上になってくると上司もミーティングの用意とかがあったりとか、シンプルにやることがあるから難しいとかそういう判断基準になります。
質問内容も結論ありきで記載をする
質問したい内容も書いておくと尚更よいです。「こういうことを質問したいのですが…」というように、どういうことを質問したいのかを伝えましょう。
その際にただの質問だと、結局話が進まなく受身で終わってしまうので「〇〇について質問をしたいと思っていますあ。私は〇〇だと思うのですが、そこに関してご意見いただく時間をいただけませんか？」など、ちゃんと自分の中でも結論を持っていきます。
ただ質問ばかりしている人で終わらない
質問が多いことは悪いことではありませんが、連絡の仕方次第では、
- 理解が苦手な人
- 自分で調べる能力が低い人
- 自分の意見がない人
など、思われてしまっても不思議ではありません。
質問するのは悪いことではないですが、そこに自分の意見がなかったらそれは考えていないことと同じですし、調べていないことと同じです。
成長の意欲が見られないと逆に思われてしまうので、しっかり質問する際にも結論を持っていくようにしましょう。それが正解か不正解かは問題ではなく、自分の中で「私はこうだと思います」という意見を持っておくのが何より重要になります。
毎週定例会をやる時間を打診する（5分でもOK）
「最初のうちだけで大丈夫なので」「仕事でつまずくことが多いため、毎週お時間をいただけないでしょうか、5分程度でも構いません」「定例という形で5〜10分程度のお時間をいただけませんか」などと申し出て、週次報告・定例報告の時間を確保するとよいでしょう。
特に会社に入ったばかり、部署異動後、上司が変わった直後などの変化があった時期は、質問が多くなるのは自然なことですから、定例という形で対応することで毎度事前連絡する負担もなくせます。
定期的な報告時間があれば、まとめて質問したり、質問を事前に準備したり、自分なりの考えをまとめてから臨むことができます。
コミュニケーションが苦手な方でも、あらかじめ時間が確保されていれば安心して質問できますし、この定例以外でのコミュニケーションの必要性も減るため全体として報告や質問がしやすい環境を作ることができます。
相談ではなく、あくまで週次報告
定例報告の時間を設けるにあたっての注意事項があります。周囲から「あの人だけ特別扱いされている」と思われる可能性や、上司から「いつも同じような質問をしてくる」と思われかねない点に留意すべきです。そのため、しっかりとした報告内容を準備していくことが重要です。
効果的な報告には数字を含めるのが最適です。自分が把握している数値や成績結果について振り返り、「次回はこのようなタスクに取り組みます」と伝えた上で、「これについて質問があります」という構成で話を進めるとよいでしょう。
重要なのは、これがただの相談会ではなく、業務報告であるという点です。仕事には誰にも目標があり、会社にも目標があります。これらの目標に紐づいた業務報告でなければ、単なる相談会で終わってしまいます。上司はメンターや相談相手ではありません。会社組織は売上や利益を向上させるために存在し、社員もその一環であることを認識しましょう。
したがって、売上や利益を向上させるための相談、または効率的に働くための相談に焦点を当てるべきです。上司は単なる相談相手ではないことを理解した上で、週次報告に臨むことが大切です。
以下は筆者が推奨をしている報告フォーマットです。
上司さんへ
お疲れさまです。
4月1週目の週次報告をお送りいたします。
不明点や追加で必要なタスクがございましたらお申し付けください◆実績
週間目標：100万円
週間実績：89万円
達成率：89%
差異：−12万円月間目標：400万
月間実績：89万
達成率：22%◆未達要因
- 週末の500円クーポンの使用率が目標に対して8割
- LINEからの流入数が前週比で-15%
- 商品Aの検索順位が週末1位から3位に下落したため
◆今週達成させるタスク
- LINEの登録者限定クーポンを発行し新規会員を増やす配信をする（配信用画像の作成）
- 商品Aの検索対策、商品ページのテキスト書き換え
- 商品Aの検索順位下落の調査→報告からタスクだしまで
◆達成させるための権限や相談
商品Aの検索順位下落を調べたら火曜日の12時までに報告いたしますのでフィードバックいただければ幸いです。
もし、広告費が必要な場合は、費用対効果を算出したのち利用の許可をいただきたいです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
あなたの評価者は上司になるので同僚と細かく連絡をとって働いているアピールするよりも圧倒的に上記のような週次報告を送る方が価値が高いです。
しっかり自分で目標の達成状況を良くても悪くても伝え、その上でこの数字になっている根拠と数字あっての次のアクションを記載しましょう。
手が空いている状況は作らない！成長の機会損出
手が空いている状態は実は大きな機会損失です。本来なら何かに活用できる時間を無駄に過ごしてしまうことは、自己成長の機会を逃すだけでなく、アピールの場も失っていますから、以下の2つのことを実践してみましょう。
手が空く時間があれば正直に上司に相談しよう
手が空いている時間の対処法として最も効果的なのは、正直に上司に直接相談することです。
「手が空いている時間があるのですが、何か取り組むべき業務はありませんか？」と。
実は上司側も、特に新入社員や異動してきたばかりの社員に対しては、業務量の調整に悩んでいることが少なくありません。「仕事を詰め込みすぎるのも良くない」と考え、仕事を任せるのに慎重になっている場合もあります。
会社的には優先度は高くないものの、誰かが処理しなければならない業務は常に存在していて、「わざわざ振るほどでもない」と思っている仕事でも、「何か業務はありませんか？」と聞かれれば上司側も割り当てやすくなります。
「少し手が空いている時間があるので、その時間にできる程度の業務がありましたら担当させてください」と正直に伝えることで、自分の成長にもつながり、組織にも貢献できる機会を得ることができます。もちろん上司の評価という面でも、かゆいところに手が届く存在になるので上がりやすいでしょう。
許可を経て学びの時間にする
上司に対して「参考にしている方や勉強になる動画などがあれば教えていただけませんか？」と尋ねてみましょう。もちろん、このような学習はプライベートの時間や通勤時間に行うことも大切ですが、業務時間内に許可を得て行うこともできます。
具体的な申し出方としては、「実は少し手が空いている時間があります。もし対応できる業務があれば優先的に取り組みますが、それでも時間が余る場合は、おすすめいただいた動画を見たり、実際にツールを使って学習する時間に充てさせていただけないでしょうか？」といった形で伝えるとよいでしょう。
Youtubeなどの業務関連動画は10〜20分程度の短時間でも有用な知識が得られることが少なくありません。自己成長への意欲を示しながら、「動画編集のスキルがあれば、目標達成に役に立てることができると思うので確認してもよいですか？」「このツールの操作方法を、Youtubeで取得させてください」と具体的に許可を求めることが効果的です。
上司の立場からすると、最初は「YouTube視聴」という言葉に違和感を覚えるかもしれませんが、成長への意欲と時間の使い方について正直に伝える姿勢は高く評価されるでしょう。上司も常に一から十まで教える時間を確保することは難しいものですから…。そのため、社員が自主的に学ぶ姿勢を示すことは、組織にとっても価値があります。
このように許可を得た上で空き時間を成長の機会に変えることができれば、自身のキャリア発展にも大きく貢献するでしょう。
まとめ
今日は手が空いてしまった時間の使い方や、上司への話しかけ方について記載していきましたがいかがだったでしょうか？
1日8時間、1分1秒たりとも無駄にできないくらいフルフルに詰め込んで仕事をしている人はまずいませんから、みな上手いこと空いている時間を潰しているのは事実としてあるでしょう。
ただ、どうせ上手いこと空いている時間を潰すくらいなら、自己成長や評価に繋がるようなことをやるに越したことはありません。
仮に1日たった10分の空き時間だとしても、月間（営業日20日換算）で3時間20分にもなります。仮に20分の空き時間だとしたら6時間40分。かなりの時間です。ここを成長の時間に当てられたら、結構な量のインプットができることでしょう。
この記事を見てくれた1人でも多くの方の、上司に質問をしに行くハードルが下がれば筆者冥利に尽きます。
最後まで読んでいただきありがとうございました！