- 以外と経営陣も社員の日報を見ていて、関わりが少ない人ほど日報によってイメージがつく
- 日報はチャンスの場として位置付けて取り組むべし
- まだ疲れてないお昼休みまでにやったことを箇条書きしておき（午後の出来事も追加）、chatGPTなどを使って日報を仕上げるとネタ切れにならない
- 日報では、会社への悪口や不平不満を絶対に書いてはいけない。得が1mmもない
「日報を書くのがめんどくさい」「ネタがなくて毎日困る」
日報に対してこんなことを思っていませんか？筆者が勤める会社でも毎日日報を書かなくてはいけなく、本日行ったタスクから業務報告を文章で書くなど結構書くボリュームがあります。300文字〜多い人だと1000文字近く。
原稿用紙1枚が400文字ですから1枚分くらいは毎日書いていると考えると億劫になる気持ちも重々理解ができます。
ただ、結論から言うと日報はチャンスでしかありません。普段話さないような上層部の人にアピールができるためです。
文章が多いほど良いとは限りませんが、内容が伴っていれば重々評価やあなたのパーソナリティを伝える最高の手段になります。
今日は、そんな日報が導入されている会社で幹部を勤める筆者だからこそわかる、日報活用術を紹介していきます。
日報はチャンスでしかない
筆者は管理職や上司という立場から、経営陣との関わりも多くありますが、意外にも経営陣は社員の日報に目を通しています。
経営者の中には現場に深く関わる人もいれば、経営に特化して現場との接点が少ない人もいますが、そういった経営陣であっても、数字だけでなく日々の細かな動きは日報を通じて把握していることが実は多いです。
特に直接の関わりが少ない上司や経営陣にとって、日報は社員の人となりを知る重要な手がかりとなります。日報を通じて、その人がどんな仕事をしているのか？どんな考えを持っているのか？どんな人柄なのか？を判断することも少なくありません。
これは見方を変えれば、日報は自分の価値をアピールできる絶好のチャンスとも言えます。一方で、直接の仕事の機会がないにもかかわらず、日報によっては良くない第一印象を持たれてしまう可能性もあります。
このように考えると、日報は面倒なものではなく、むしろ自分にとって大きなチャンスなのだと捉え直すことが日報と向き合う第一歩となるでしょう。
日報のネタに困る人はコレをやれ
日報に書くネタがなく困っている人に向けて最適な方法や考え方を紹介します。
日報のストック化
日報のストック化とは、日々の細かな出来事をメモとして残しておく方法です。基本的にはその日にあった出来事を書くのが原則ですが、必ずしもその日の出来事だけを100%書かなければならないわけではありません。※もちろん嘘は書いてはいけないですよ！
例えば、ミーティングが立て続けにあり実務的な作業があまりできなかった日などは事前にストックしておいた内容を活用することができます。
ストックしておくと良い内容としては、以下のようなものが挙げられます。
- セミナーで学んだ知見
- プライベートで見つけた広告やトレンドの中で、仕事に活かせそうな情報
- ミーティングで出た興味深い話題
- 数値分析をしていて気づいたポイント
- 同僚への感謝の気持ちや、良い影響を受けた出来事
とにかく数字を意識して書く
組織の上層部にいくほど社員の仕事に対する意識や考え方は重要視されますが、特に数字に対する意識の高さは、信用や信頼を獲得する上で非常に重要な要素となります。
どんなに誠実で意欲的な人材であっても、数字に対して無頓着だったり適切な管理ができない場合は、より上位の職責を任せることが難しくなります。
つまり、数字に基づいて行動している人、数字に関心を持って業務に取り組んでいる人は、上司からの信頼を得やすい傾向にあります。そのため、日報には数字に関する内容を積極的に盛り込むことを意識してください。
数字は業種や業態によって異なりますが、ほとんどの業務において何らかの形で数値化が可能です。
例えば人事や採用の分野では、マーケティングのような広告費といった具体的な数値は出しにくいかもしれません。しかし、応募率や採用率、目標値に対する進捗率など、様々な指標を数値として表現することができます。
また、機密性の高い情報、例えば売上や利益の詳細な数字などは直接的に記載できない場合もあります。しかし、そのような場合でも、達成率や前年比、目標達成率といった形で率に換算することで、具体的な金額を明かさずに数値情報を共有することが可能です。
このように、自分の業務の中でどのような要素を数値として表現できるかを意識し、それを日報に反映させていくことで、より評価の高い報告となります。
お昼くらいに箇条書きで書いておく
日報作成において、タイミングは意外に重要な要素です。人間誰しも退社時には疲労で頭が働きにくい状態になっています。そのような時に日報を書こうとすると、どうしても面倒に感じたり苦痛に感じたりしてしまいます。
そこでおすすめなのが、お昼休みに入る前にでも箇条書きメモを作成しておくことです。お昼頃であれば、午前中に行った業務やミーティングの内容がまだ鮮明に記憶に残っています。この時点では完璧な文章である必要はありません。例えば
- 午前中のミーティングで出た重要な話題
- 議論された数字に関する内容
- 決定事項や今後の方針
このように、3～4個程度の重要なポイントを箇条書きでメモしておくだけでも、後の日報作成が格段に楽になります。
AI（chatGPT）を使って書く
最近の効率的な方法として、ChatGPTの活用があります。その日行った業務内容を箇条書きでChatGPTに入力し、「日報形式に整理してください」と依頼することで、素早く日報を作成することができます。
その際、必要な文字数や特定のフォーマットがある場合は、それらの条件も併せて指定すると、より適切な形式で出力してくれます。
特に、先述した昼休みの箇条書きメモと組み合わせると効果的です。箇条書きの内容をChatGPTが自然な文章に変換してくれるためです。ただし、AIが作成した文章は一般的な表現になりがちです。そのため、自分らしさを出すために語尾を変えたり、個人的な感想を加えたりするなど、軽い編集を加えることをおすすめします。
日報で絶対に書いてはいけないこと
日報は経営陣も意外と見ている話しをしてきましたが、そういった背景もあり絶対にやってはいけないことを記載していきます。
会社の悪口、方向性を否定すること
一つ目は、会社の悪口を書くことです。
筆者の経験上でも、会社の悪口を書いてしまう人は意外と多く存在しました。本人に得がないことを伝えると、「悪口のつもりはなかった」という回答がほとんどで、無意識にネガティブな表現をしてしまっているケースが多々あります。
Aさんというスタッフや会社の運営方針や組織変更があった際に「会社のこの先が不安です」と日報に記載しました。本人に悪意はなかったものの、新しい経営陣からは「新体制に対して不満がある」「悪くなっていると思われている」と受け取られ、良くない印象を持たれてしまいました。
経営の方向性については経営陣が決定することであり、それに対して批判的な意見を述べることはプラスになりません。
何度も述べていますが、日報はチャンスの場であり、そこで少しでも否定的な印象を与えてしまうことは大きな損失となります。
そのため、日報を書いた後は必ず読み直し、会社に対して否定的な表現になっていないか、会社の方向性を否定するような内容になっていないかを確認することが重要です。
プライベートの話しをダラダラ書く
日報は日記ではないため、私生活の出来事をだらだらと書くことは適切ではありません。そのような内容を書くと、仕事に対する理解が足りないと判断される可能性があります。
ただし、プライベートでの経験や発見が仕事に直接活かせる場合は例外です。例えば：
- 仕事に活かせるデザインを見つけた
- 使用している化粧品の特徴が自社の商品開発に参考になる
- パッケージデザインが自社でも応用できそう
このように、プライベートな経験が仕事に明確に結びつく場合は日報に記載することが有益です。
しかし、単なる私生活の出来事（デートの報告など）は、仕事の場である日報には相応しくありません。常に仕事との関連性を意識した内容を心がけることが重要です。
日報で上司が見てるポイント
筆者は上司・幹部という立場で仕事をしており、経営陣との間で社員の日報についての話題が頻繁に上がります。そこで、実際に経営陣が日報のどのような点に注目しているのかを、以下の3つのポイントでご説明します。
1. 数字をちゃんと見て行動をしているか？
経営陣が最も重視するポイントの一つが、数字に対する意識です。目標に向き合っている社員は、自然と日報の中に数値に基づいた内容を記載します。例えば、目標達成に向けてどのような行動をとっているか、数字がどの程度達成できたのかといった数字ベースの報告が多くなります。
必ずしも細かい数字を詳細に並べる必要はありませんが、「あと3日で120万円の売上が必要なので、明日からこのような行動をとります」といった具体的な数字が少しでも含まれていると、「この社員は数字を意識しながら仕事をしている」という信用に繋がります。
2. やる気があるか？（信頼できる仲間なのか？）
二つ目は、シンプルにやる気の有無を見ているということです。経営陣からすれば、その社員が「共に戦える仲間なのか」という視点で日報を読んでいます。
同じ会社で働いている以上、全員が仲間であることは間違いありませんが、経営陣も人間ですからやる気があって実際に売上に貢献し共に成長していける存在か？というのは無意識に判断してしまうものです。
あなたが経営者の場合、「自己成長に興味がなく、最小限の力でとりあえず給料もらえればそれで良いんです」と成長意欲のかけらもない人と戦いたいなんて思いませんよね？
これは先述した「会社に対して否定的でないか」という点とも関連しています。会社への所属意識や愛社精神といった要素も、実は日報から読み取れるものです。
会社のことを前向きに捉えている人の方が困難な仕事や重要な案件を任せやすいという現実があります。また、時には誰もが避けたがるような業務も発生しますが、そういった仕事も含めて気軽に相談できる相手かどうかを判断する材料にもなります。
3. 成長しているか？
日報の内容は毎日書き続けることで自然と変化していきます。例えば、入社したばかりの頃は数字に対する視野が狭かったり、考え方が未熟だったりすることは当然あります。
しかし、毎日継続して数字と向き合い業務に取り組むことで、徐々に変化が現れてきます。視野が広がったり、以前はネガティブに捉えていた事象をポジティブに転換できるようになったり、会社の一員としての意識が高まっていく様子が日報から読み取れます。
経営陣や上司は、このような成長のプロセスを日報を通じて確認しています。ただし、上司が見ているからといって必要以上に気を張る必要はありませんし、「チャンスを逃すまい」と力み過ぎる必要もありません。
日報を継続的に書くことは、結果として自身の成長にも繋がる重要な取り組みなのです。
日報を大切な仕事と捉えよう
日報は経営陣にもアピールできる最大のチャンスである、会社の不平不満を書くようなことは絶対にNGなんてことを話していきましたがいかがだったでしょうか？
全て筆者の経験論に基づいているのですが、筆者は日報を駆使して出世したくらいに思っています。100人程度の会社ではありますが、4人しかいかない経営幹部（代表含む）と言われる役職まで登り詰めることができました。
仕事で結果を出したのはもちろんですが、日報の存在は非常に大きく、
「昨日日報に書いてたこと、ちょっと詳しく教えてくれない？」「日報のあれぜひやりましょうよ、うちの会社でも！」
なんて、役職もない時から上司や社長から直接声がかかり、実際に新しく事業が進んだり、導入されたツールも数多くあります。
最近では日報きっかけでAIを使った業務効率化のツール、AIを使ったイラスト背景を作るツールなどの導入の話しが進み、実際に外注費を減らしたりなんてことがありました。
日報はただの業務報告の場として捉えられることが多いものですが、報告という一方的な発信の場ではなくコミュニケーションの場として捉えることが重要です。
この記事を見た1人でも多くの方が、日報の在り方を見つめ直し、最高のアピールをするきっかけになれば筆者冥利に尽きます。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
